Các thủ thuật và phím tắt trong MS Word
Phần mềm Microsoft Word là 1 trong các phần mềm tin học văn phòng thông dụng nhất hiện nay. Tuy nhiên, một số người dùng vẫn chưa biết tới những thủ thuật và phím tắt để giúp tăng hiệu suất làm việc trên Word. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu các thủ thuật và phím tắt cơ bản nhất để làm việc tốt hơn trên MS Word.
Những phím tắt cơ bản nhất thường sử dụng:
1. Ctrl + C, Ctrl + V
Đây là 2 phím tắt phổ biến nhất khi học Word và được sử dụng để sao chép và dán văn bản. Để sao chép một phần văn bản, bạn có thể chọn nó và nhấn Ctrl + C. Sau đó, để dán phần văn bản đó ở nơi khác, bạn có thể đưa con trỏ đến vị trí cần dán và nhấn Ctrl + V.
2. Ctrl + B, Ctrl + I, Ctrl + U
Đây là các phím tắt để định dạng văn bản trong Word. Ctrl + B được dùng để in đậm văn bản, Ctrl + I được sử dụng để in nghiêng văn bản và Ctrl + U được dùng để gạch chân văn bản.
3. Ctrl + Z, Ctrl + Y
Đây là các phím tắt để hoàn tác và làm lại một hành động. Nếu bạn muốn hoàn tác 1 hành động, bạn có thể nhấn Ctrl + Z. Nếu bạn muốn làm lại một hành động đã hoàn tác trước đó, bạn có thể nhấn Ctrl + Y.
Tham khảo thêm:
Thủ thuật để làm việc hiệu quả trên Word:
1. Tạo các phím tắt tùy chỉnh
Bạn có thể tạo các phím tắt tùy chỉnh để thực hiện các hành động 1 cách nhanh chóng. Để tạo phím tắt tùy chỉnh, bạn có thể chọn File > Tùy chỉnh > Phím tắt và chọn hành động mà bạn muốn tạo phím tắt. Sau đó, bạn chỉ cần đặt phím tắt cho hành động đó và lưu lại.
2. Dùng các mẫu và mẫu bổ sung
Word đi kèm với nhiều mẫu văn bản và mẫu bổ sung khác nhau, giúp cho người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao tính chuyên nghiệp của tài liệu của họ. Các mẫu bao gồm định dạng trang bìa, trang giới thiệu, định dạng bảng biểu, mẫu email và nhiều hơn nữa.
Bạn có thể truy cập các mẫu bằng cách nhấp vào nút "Mở" trong mục "Mẫu" trong thẻ "Tập tin" hoặc tìm kiếm các mẫu trực tuyến bằng cách sử dụng tính năng "Tìm kiếm mẫu trực tuyến" trong mục "Mẫu" của thẻ "Tập tin".
Ngoài các mẫu sẵn có, Word còn có các mẫu bổ sung được tạo bởi cộng đồng người dùng. Bạn có thể tìm thấy các mẫu này trên trang web của Microsoft hoặc các trang web khác.
3. Sử dụng các phím tắt
Sử dụng các phím tắt là 1 cách nhanh chóng để tăng tốc độ làm việc trên Word. Thay vì phải thực hiện 1 loạt các thao tác chuột, bạn có thể sử dụng các phím tắt để thực hiện các chức năng như sao chép, dán, cắt, đánh dấu, chọn văn bản và nhiều hơn nữa.
Các phím tắt thông dụng bao gồm:
Ctrl + C: Sao chép
Ctrl + X: Cắt
Ctrl + V: Dán
Ctrl + B: In đậm
Ctrl + I: In nghiêng
Ctrl + U: Gạch chân
Ctrl + Z: Hoàn tác
Ctrl + Y: Làm lại
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các phím tắt trên Word, bạn có thể truy cập trang web của Microsoft để tìm kiếm danh sách đầy đủ những phím tắt.
4. Tự động hoàn thành
Word cung cấp tính năng tự động hoàn thành, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả trong quá trình nhập liệu. Tính năng này có thể sử dụng thông qua phím tắt F3 hoặc Ctrl + Space. Khi nhập các từ có liên quan đến các từ đã nhập trước đó, Word sẽ tự động đề xuất các từ hoặc cụm từ liên quan.
5. Tối ưu hóa phông chữ và kiểu chữ: Việc chọn phông chữ và kiểu chữ phù hợp có thể giúp tăng tính thẩm mỹ của tài liệu và giúp người đọc dễ đọc hơn. Tuy nhiên, chọn quá nhiều kiểu chữ và phông chữ khác nhau có thể làm tài liệu trở nên mất cân đối và khó đọc. Để giải quyết vấn đề này, Word cung cấp tính năng tối ưu hóa phông chữ và kiểu chữ, cho phép người dùng lựa chọn một số phông chữ và kiểu chữ phổ biến để áp dụng trên toàn bộ tài liệu.
6. Tạo phím tắt cho các chức năng thường sử dụng: Việc dùng phím tắt thay vì di chuột có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc trên Word. Người dùng có thể tạo phím tắt cho các chức năng thường dùng bằng cách chọn các lệnh trong danh sách lệnh và gán cho một phím tắt.
7. Sử dụng các mẫu và mẫu gợi ý: Word cung cấp nhiều mẫu và mẫu gợi ý cho các loại tài liệu khác nhau, từ thư điện tử đến báo cáo và hồ sơ. Sử dụng các mẫu này có thể giúp tăng tính chuyên nghiệp của tài liệu và giảm thiểu thời gian tạo tài liệu từ đầu.
8. Dùng tính năng kiểm tra lỗi: Word có tính năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, giúp người dùng tìm và sửa các lỗi trong tài liệu. Việc sử dụng tính năng này có thể giúp tài liệu trở nên chuyên nghiệp hơn và dễ đọc hơn.
9. Dùng tính năng tìm và thay thế: Tính năng tìm và thay thế cho phép người dùng tìm kiếm và thay thế các từ hoặc cụm từ trong tài liệu. Việc sử dụng tính năng này có thể giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong việc chỉnh sửa.
Bên cạnh việc thay thế các từ, tính năng tìm và thay thế còn cho phép người dùng thay thế định dạng văn bản, ví dụ như thay đổi font chữ, kích thước chữ, kiểu chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân, xóa gạch chân, và nhiều hơn nữa.
Để sử dụng tính năng tìm và thay thế, người dùng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + H hoặc vào tab "Tìm kiếm" trên thanh Ribbon và chọn "Tìm và thay thế". Trong hộp thoại tìm kiếm và thay thế, người dùng có thể nhập từ hoặc cụm từ cần tìm kiếm và từ hoặc cụm từ mới cần thay thế. Sau đó, người dùng có thể chọn tìm kiếm và thay thế tất cả các trường trong tài liệu hoặc chỉ các trường được chọn.
Nếu người dùng cần tìm kiếm hoặc thay thế các định dạng văn bản, họ có thể nhấn vào nút "Định dạng" và chọn định dạng muốn tìm kiếm hoặc thay thế. Sau đó, người dùng có thể chọn định dạng mới để thay thế định dạng cũ.
Ngoài tính năng tìm kiếm và thay thế, Word còn cung cấp các tính năng khác để tăng tính hiệu quả trong việc chỉnh sửa tài liệu, chẳng hạn như chèn chú thích, tạo mục lục tự động, tạo bảng biểu, chèn hình ảnh, v.v.
Như vậy, việc sử dụng những thủ thuật và phím tắt trong Word có thể giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, để trở thành một chuyên gia sử dụng MS Word, các bạn cần tập luyện thường xuyên và nghiên cứu thêm các tính năng mới và tiện ích trong Word.
Nếu bạn đang quan tâm đến các khóa học tin học văn phòng, Gitiho thiết kế rất nhiều khóa tin học online phù hợp với mọi trình độ từ cơ bản đến nâng cao như:
- Học word
- Học excel cơ bản đến nâng cao
- Khóa học excel nâng cao online
- Học hàm excel
- Học vba
- Khóa học power bi
- Học google sheets
- Học Access
- Khóa học Google Data Studio
Nhận xét
Đăng nhận xét